オフィスセキュリティマーク認証制度のご案内

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オフィスセキュリティマーク認証制度の概要
■オフィスセキュリティマーク認証制度の概要
情報通信社会の進展に伴って、情報漏えい事件が多発し社会問題となっています。また、個人情報保護法の施行など情報保護に対する企業の社会的責任が求められ、企業におけるセキュリティへの意識は急速に高まっています。
一方で、情報漏えい経路の原因の多くは、書類の紛失・盗難、パソコンの盗難などによるものであり、個人情報漏えいの不祥事も続発しています。
また、オフィスに存在する重要な経営資産は、情報や情報機器だけではありません。金銭的なもの、金銭的に価値のあるもの、喪失すれば業務や事業に影響があるものなどの経営資産は、損失、盗難、不正な持ち出しから保護する必要があります。すなわち、オフィスの中にある全ての保護すべき経営資産を対象として、適切にマネジメントシステムを実施する企業や組織の要請に応えるための制度としてオフィスセキュリティマーク認証制度が存在しています。

オフィスセキュリティマーク認証制度は、オフィスにおける経営資産を適切に保護し、想定される脅威に対して安全な状態を創出し、維持し、継続的に改善をはかる経営活動として、オフィスセキュリティマネジメントシステム(OSMS)を実施している組織に対して、一般社団法人ニューオフィス推進協会が定めるオフィスセキュリティマーク認証基準に基づいて、企業の経営資産が適切に保護されているかどうかの適合性を審査し、その基準を満たした組織に対しオフィスセキュリティマークの認証を付与する制度です。
■認証制度の特色
認証制度には、下記のような特色があります。
@
オフィスにおける重要な経営資産を対象としています。
A
保護すべき経営資産を、重要度により3段階に区分し、レベル1〜3のセキュリティエリアで管理することなど、物理的なセキュリティ対策に重点を置きながら、情報通信システム関連の技術的対策、オフィスセキュリティを支える組織体制、従業員教育・研修などの組織的及び人的なセキュリティ対策についても要求しており、現実的で実効性の高い制度です。
B
PDCAサイクルによるマネジメントシステムを基本とし、セキュリティ対策の確実な維持と継続的な改善を意図しています。
C
必要最小限のセキュリティ対策を求めて、容易に実践できる内容としているので、小規模な組織でも認証取得しやすい制度です。
D
認証を申請しようとする組織の申請業務を支援するコーディネータ資格者の制度があり、組織が独自に申請するよりも認証取得が容易です。
E
他の認証制度と比較して、費用や期間等において認証取得が容易であり、また更新しやすい制度です。
F
オフィスに関わる調査・研究等をもとに、多くの基準や指針を約20年にわたり公表し、推進してきた一般社団法人ニューオフィス推進協会による認証であるため、専門的で公正・中立な制度です。
<オフィスセキュリティマネジメントシステム(OSMS)のPDCAサイクル> 
オフィスセキュリティマーク認証制度の概要
■認証取得のメリット
オフィスセキュリティマークの認証を取得することにより、組織にとっては以下のような対外的なメリットと組織内部のメリットがあります。
<対外的なメリット> 
@
オフィスセキュリティの取り組み姿勢をアピールでき、イメージアップにつながります。
A
セキュリティの状況が第三者機関によって証明され、顧客や取引先からの信頼を得ることができます。
<組織内部に対するメリット>
@
コンプライアンスや内部統制を支援し、企業の社会的責任(CSR)の要請に対応できます。
A
認証基準に則してセキュリティの現状を確認することができるため、オフィスセキュリティの課題が明確になり、無駄がなく効率的な対策・改善に結びつけられます。
B
物理的なセキュリティを主体としているので、目に触れる対策が多く、従業員にも理解しやすくなっています。
C
組織的・人的なセキュリティ対策を通じて従業員のセキュリティ意識が醸成され、内部からの情報漏えいや不正行為の防止に役立ちます。
D
文書整理の徹底やクリアデスクなどにより業務効率が向上するとともに、オフィス環境が改善されます。

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オフィスセキュリティマーク認証基準
■認証基準の概要
オフィスセキュリティマーク認証基準は、認証を受けようとする申請組織のオフィスセキュリティマネジメントシステム(OSMS)の適合性を審査する基準となります。
従って、認証取得をしようとする組織は認証基準の要件を満たす必要があります。

オフィスセキュリティマーク認証基準は、オフィスに存在する重要な経営資産をどのように保護すべきかを明確にしたもので、計画・構築から維持・改善までのPDCAに沿って網羅的に整理されています。
この基準を具体的に実践するために細則が定められており、認証に適合するためには細則に定められた事項を充足する必要があります。また、推奨という項目があり、認証審査の基準とはなりませんが、より望ましいレベルのセキュリティ対策を行うための関連事項が記載されています。
■オフィスセキュリティマーク認証基準(Ver.3.0)の項目
1. 適用範囲
2. 用語及び定義
3. 一般要求事項
4. 計画・構築
 4.1 オフィスセキュリティ基本方針
 4.2 オフィスセキュリティ管理体制
 4.3 オフィスセキュリティ管理規程
 4.4 保護対象資産の分類及び保管・保存
 4.5 エリアのレベル設定
 4.6 エリアにおけるセキュリティ対策
5. 導入・運用
 5.1 従業員等の管理
 5.2 重要度2以上の保護対象資産の管理
 5.3 書類及び電子媒体等の管理
 5.4 情報通信機器及び装置等の管理
 5.5 情報通信システム等の管理
 5.6 鍵の管理
 5.7 配送物の管理
 5.8 外部委託先等の管理
 5.9 外部保管・保存の管理
6. 点検・監査
 6.1 入退室記録
 6.2 点検
 6.3 監査
7. 維持・改善
 7.1 経営者による見直し
 7.2 維持及び継続的改善
 7.3 事業継続管理

<オフィス空間におけるセキュリティレベルの概念>
図:セキュリティレベル
■セキュリティエリアは、低次なレベルから高次なレベルへ入れ子の状態とすることが理想です。
図5-8:セキュリティエリア
<経営資産の重要度による分類基準>
オフィスセキュリティマーク認証基準において、その重要度に応じて経営資産を3段階に分類することが定められており、具体的には以下のとおりとしています。
@
重要度1の保護対象資産は、事件、事故、違反または災害等により、漏えいまたは損失等が生じた場合において、業務への影響が少ないと想定される経営資産であること。
A
重要度2の保護対象資産は、事件、事故、違反または災害等により、漏えいまたは損失等が生じた場合において、業務に大きな影響を与える可能性のある経営資産であること。
B
重要度3の保護対象資産は、事件、事故違反または災害等により、漏えいまたは損失等が生じた場合において、事業の継続に大きな影響を与える可能性のある経営資産であること。
図01B:保護対象資産の分類
漏えいまたは損失等が生じた場合における業務への影響や事業継続への影響度合については、収益・資産に与える影響、顧客への影響、社会に与える影響の大きさにより判断します。
<事業継続・業務に与える影響例>
収益・資産影響度 顧客影響度 社会的影響度
資産価値の喪失
機会利益の逸失
復興・復旧費用
売上減少
取引停止
保証・損害賠償
顧客の損害(金銭的・精神的)
被害者の数
顧客離反の可能性
ブランド価値の低下
社会的信頼の低下
株価の低落
与信の低下
消費者の反応
マスコミの関心度
風評被害
<重要な経営資産の例>
経営資産の重要度による分類にあたっては、下記に示す経営資産は重要度2もしくは3に分類する必要があります。
@
高額な現金、有価証券等。
A
社印、代表者印、銀行印等の印章類。
B
下記のような重要な情報を記録している書類、電子媒体又は情報通信機器。
 ・法令で保存が定められている書類等。
 ・個人情報に係わる顧客情報、人事情報等。
  ・経営にかかわる計画書、財務上のデータ等。
  ・事業活動における重要な契約書等。
  ・知的財産としての価値の高い新規開発製品、事業情報等。
  ・その他秘密として管理されている事業活動に有用な経営上の情報等。

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申請から認証まで
申請組織による認証申請の手順は、下記のとおりです。
■申請から認証までの概要
認証申請を独自に行うことは制度上可能ですが、認証を取得するための作業は独自では困難なことが多いと考えられるため、本認証制度の特色として、協会が認定するコーディネータに申請業務支援及びコンサルティングを依頼して、申請を円滑かつ容易におこなうことができる仕組みとなっています。
<申請から認証までの流れ>
ここではコーディネータに依頼する場合を説明します。
申請から認証までの流れ
@
認証を受けようとする組織は、事前にコーディネータから認証制度についての説明を受けて、あるいはNOPAから紹介を受けて、コーディネータに認証申請の支援を依頼します。
A
コーディネータは申請に必要な書類等を持参し、認証制度の概略、セキュリティ対策や基本方針、管理体制、管理規程、管理台帳等の状況と認証の可能性、今後行うべき事項について、説明を行います。
B
申請業務支援契約を締結し、コーディネータは申請業務支援を行います。申請業務支援は、チェックシートへの記入、OSM申請図面の作成等です。
C
オフィスセキュリティ対策が認証基準に適合しない場合やOSM申請図面を作成するもととなるOSM現状図面がない場合は、必要に応じてコンサルティングを行います。コンサルティング契約は、申請組織とコーディネータの間で、申請業務支援とは別途締結します。

コンサルティングには、基本コンサルティングと付帯コンサルティングがあります。基本コンサルティングは、認証基準に適合しない箇所がある場合やOSM現状図面が不備の場合に行うコンサルティングです。
付帯コンサルティングは、申請組織のニーズやコーディネータの持つスキルにあわせて行う基本コンサルティング以外のコンサルティングです。
*コーディネータに対する申請業務支援料は、協会の負担となりますので、申請組織は無料となります。
(ただし、コーディネータの旅費交通費は申請組織の負担となります)
D
申請組織は、必要な申請書類をNOPAに送付します。この申請書類の中で、コーディネータが作成したチェックシートの表紙及びOSM申請図面申請書に署名・捺印を行います。これにより、認証委員会では、コーディネータが申請業務支援を行ったことを確認することができます。
E
NOPAは、申請組織が提出した申請書類を確認し、申請書類に不備を認めたときは申請組織に訂正を求め、申請書類に不備がないとき、または不備が解消されたときは、コーディネータによる申請業務支援の有無を確認し、申請組織の規模に応じた審査料等の請求書を送付します。
F
申請組織は、NOPAが送付する請求書をもとに所定の口座に申請料等を振込みます。
*審査料及び申請料については、認証審査において否認決定の場合でも返還されませんのでご了承下さい。
G
NOPAは、審査料等の入金を確認したうえで、オフィスセキュリティマーク認証委員会による審査を行います。認証委員会は、申請書類をもとに審査を行います。
*コーディネータによる申請業務支援を受けているときは原則として現地審査は行いません。
H
NOPAは、認証が決定した後、審査結果を申請組織に通知し、申請組織にオフィスセキュリティマーク使用許諾証等を送付します。
*同時に、審査結果をコーディネータに通知します。
*否認決定の場合、審査結果を申請組織に否認通知書をもって通知し、申請図面を含む申請書類を返却します。否認の結果はコーディネータにも通知します。否認された場合、NOPAからのコーディネータへの業務支援料は、支払われません。
■申請組織
認証を申請できる組織は、日本国内に活動拠点をもつ企業または官公庁等、もしくはその組織の一部(事業所や部門)等であり、個人、個人事業主、任意団体、公益法人及び特定非営利活動法人等を含みます。
  ただし、次の欠格事項に該当する組織は、申請を行うことができません。
@
申請日の前3ヶ月以内に認証の申請または再審査の請求について否認決定を受けた組織
A
申請日の前2年以内に認証の取消しを受けた組織
B
違法行為等の性質を含む活動によって、本認証制度に弊害をおよぼすような恐れのある組織
C
その他協会が不適当な組織と判断したとき
■申請範囲
認証の申請ができる範囲は、下記の条件を満たす全社単位、事業所単位、部門単位のいずれかです。
@
申請エリアは、申請者が専有し、かつ日常的に使用していること。
賃貸ビルに入居している場合は、賃借スペース以外のスペース(エレベータホール、廊下、機械室等)を申請エリアに含めることはできません。
A
申請エリアは、次のいずれかであること。
a) 建物全体
b) 同一建物の複数フロア、フロアは連続している必要はありません
c) 建物の1フロア、又はフロアの一部
■認証申請に必要な書類
認証申請に提出する必要な書類は、以下のとおりです。
@
オフィスセキュリティマーク認証申請書
A
誓約書
B
オフィスセキュリティマーク認証基準チェックシート
C
オフィスセキュリティマーク申請図面申請書
D
オフィスセキュリティマーク申請図面
E
登記簿の謄本または抄本その他の申請組織の実在を証する公的書類
F
その他、オフィスセキュリティマーク認証委員会が審査のために求める書類
また併せて、認証基準適合状態を確認するために必要な関連書類、及びその他の関連資料は下記のとおりです。
*この中には、認証委員会が審査のために求める書類が含まれます。
<関連書類>
@
オフィスセキュリティ基本方針
A
オフィスセキュリティ管理規程
B
オフィスセキュリティ管理体制図
C
オフィスセキュリティマーク現状図面
<関連資料>
@
社内規程類(就業規則、オフィスセキュリティ管理規程等を規定する規程等)
A
現状レイアウト図
B
重要度別資産管理台帳
C
鍵管理台帳
D
アクセス権限管理台帳
E
外部委託先等管理台帳
F
セキュリティレベル3エリアの入退室記録

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■認証取得の費用
認証申請にあたっては、審査料と申請料が必要となります。また、2年毎の更新時にも審査料及び申請料が必要となります。具体的には、下図のとおりです。
審査料については、組織の規模に応じて金額が異なります。
下図では、100人以下までを記していますが、100人を超える場合は、注)にあるように、100人ごとに審査料が追加されます。
認証費用
オフィス規模
小規模オフィス
(20人以下)
中規模オフィス
(20人超50人以下)
大規模オフィス
(50人超100人以下)
新規申請
審査料
157,500円
(内消費税 7,500円)
210,000円
(内消費税 10,000円)
315,000円
(内消費税 15,000円)
申請料
52,500円
(内消費税 2,500円)
52,500円
(内消費税 2,500円)
52,500円
(内消費税 2,500円)
合計
210,000円
(内消費税 10,000円)
262,500円
(内消費税 12,500円)
367,500円
(内消費税 17,500円)
更新申請
審査料
105,000円
(内消費税 5,000円)
157,500円
(内消費税 7,500円)
262,500円
(内消費税 12,500円)
申請料
52,500円
(内消費税 2,500円)
52,500円
(内消費税 2,500円)
52,500円
(内消費税 2,500円)
合計
157,500円
(内消費税 7,500円)
210,000円
(内消費税 10,000円)
315,000円
(内消費税 15,000円)
100人超のオフィスの場合、100人毎に新規審査料105,000円、更新審査料は52,500円を追加する。
■認証取得までの期間
申請組織が、申請業務支援と基本コンサルティングを依頼した場合の、結果通知までの期間と日数の目安は、以下のとおりです。ここで示す基本コンサルティングは、認証基準適合のためのコンサルティングのみで、OSM現状図面作成に関するコンサルティングは含まれていません。
期間と日数の目安     
オフィス規模
小規模オフィス
(20人以下)
中規模オフィス
(20人超50人以下)
大規模オフィス
(50人超100人以下)




申請業務支援
2日〜3日間
3日〜6日間
6日〜10日間
基本コンサルティング
(図面の作成除く)
 
約1ヶ月間
(合計3〜4日) 
約2ヶ月間
(合計6〜8日) 
約3ヶ月間
(合計9〜12日) 
認証申請から結果通知
約1.5ヶ月 




申請業務支援 
2日〜3日間
3日〜4日間
4日〜6日間
基本コンサルティング
(図面の作成除く)
約1ヶ月間
(合計3日)
約1.5ヶ月間
(合計4日)
約2ヶ月間
(合計6日)
更新申請から結果通知
約1.5ヶ月
注) 小規模オフィスでの合計4日としている基本コンサルティングの概要は以下のとおりである。 
 
1日: 制度の概要、認証基準及び管理規程等の説明及び改善指導 
1日〜2日: 中間チェック及び改善指導(申請組織の現状及び規模等により変動) 
1日: 最終チェック及び改善指導 
■異議申し立てと再審査
■異議申し立て
申請組織等は、審査又は審査結果等について、協会に対して、異議申し立ての事由が発生した日から30 日以内に、文書にて異議申し立てを行うことができます。
■再審査
認証委員会による審査において否認決定となった場合、申請組織は3ヶ月以内に1回を限度として無料で再審査を申請することができます。この場合、初期と同様の申請書類を提出しなければなりません。また、コーディネータの関与の有無にかかわらず、原則として現地審査が実施されます。この場合、現地審査に必要な旅費交通費が発生し、申請組織の負担となります。
■申請事項の変更
申請組織は申請書類の提出後及び認証後に、次のような申請事項等に変更がある場合は、NOPAへ報告しなければなりません。NOPAはこの報告をもとに再審査が必要であると判断した場合は再審査を実施します。
@
認証取得組織名、住所、代表者、申請担当者の変更
A
認証基準に不適合となる変更事項
■オフィスセキュリティコーディネータへの依頼
オフィスセキュリティコーディネータ紹介サービスをご活用下さい。
>>オフィスセキュリティコーディネータ紹介サービスへ
■認証申請関連書類
認証申請に必要な書類は当ホームページからダウンロードできます。 ただし「オフィスセキュリティマーク認証基準チェックシート」「オフィスセキュリティマーク認証基準チェックシート記入要領」「オフィスセキュリティマーク申請図面作成要領」についてはダウンロードできませんので、下記にて資料請求をお願いします。
<認証申請書類>
オフィスセキュリティマーク認証申請書
ダウンロード
誓約書
ダウンロード
オフィスセキュリティマーク認証基準チェックシート
 
オフィスセキュリティマーク申請図面申請書   
ダウンロード
オフィスセキュリティマーク申請図面フォーマット   
ダウンロード
<認証申請書類作成要領>
オフィスセキュリティマーク認証基準チェックシート記入要領
オフィスセキュリティマーク申請図面作成要領
<認証基準>
オフィスセキュリティマーク認証基準(Ver.3.0)
ダウンロード
<認証制度のご案内リーフレット> ダウンロード
■問合せ・申請書類請求/送付先
〒104−0043 東京都中央区湊2-4-1 TOMACビル3F
一般社団法人ニューオフィス推進協会 オフィスセキュリティマーク事務局
電話: 03-3553-3471
FAX: 03-3553-3470
E-mail info@nopa.or.jp 

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